Jeder, der einmal umgezogen ist, weiß um die Tücken anstrengender Transporte. Und was schon im Kleinen in einem mittelgroßen Chaos enden kann, potenziert sich bei über hundert Musikern auf Tour ins Extreme. Ein großes Durcheinander scheint da vorprogrammiert – Profis sind gefragt.
Alles im Blick
Einer, der bei dieser gigantischen Aufgabe stets die Nerven behält, ist Gregor Klammer, bei DHL Trade Fairs & Events seit 2009 zuständig für die weltweite Tourlogistik des Gewandhausorchesters. Eine wahre Mammutaufgabe, ist doch der Leipziger Klangkörper mit 185 Musikern das größte Berufsorchester der Welt. In Klammers Aufgabenbereich fällt die Organisation und Durchführung sämtlicher Transporte der rund hundert Instrumente sowie aller von den Orchestermitgliedern für einen Auftritt benötigten Gegenstände – von den Noten und der Garderobe bis hin zum Bügeleisen.
Wer nun denkt, man stapelt das gesamte Equipment in einen Container und verschifft selbigen um die ganze Welt, liegt mit seiner Annahme weit abseits der Realität. Jedem einzelnen Instrument obliegen andere Transportanforderungen, oftmals basierend auf Versicherungswerten im Hinblick auf die Unwiederbringlichkeit jedes einzelnen Stücks. Klammer ist sich des über die Jahre aufgebauten Vertrauensverhältnisses zwischen den Musikern und ihm bewusst: „Das wirklich Schlimmste, was in meinem Beruf passieren kann, ist, wenn Instrumente beim Transport beschädigt werden oder gar verloren gehen, da in diesem Fall Konzertausfälle drohen“, betont er. „Zudem kann der Verlust von historischen Instrumenten mit keinem Geld der Welt aufgewogen werden.“
Unter erschwerten Bedingungen
Grundsätzlich geht Klammer bei der Planung einer Tour immer nach demselben Schema vor, wobei je nach Reiseziel verschiedene Bedingungen einkalkuliert werden müssen. „Deutschland ist da eigentlich noch ziemlich langweilig“, witzelt Klammer. „Viel spannender wird es, wenn das Orchester in Übersee touren möchte.“ Einzig die langfristige Planung des Gewandhausorchesters macht eine hinreichende Vorbereitung des Transports möglich. So werden die ersten Logistikpläne von Klammer und seinem Team bereits drei Jahre vor Tourneestart auf ihre Umsetzbarkeit geprüft. Doch auch so weit im Voraus erschweren noch nicht feststehende Flugpläne oder Einfuhrbestimmungen von in historischen Instrumenten verbauten Materialen den Arbeitsalltag. So wird die eine oder andere Stunde zwangsweise in die Sichtung von Gesetzestexten, Zoll- und Einfuhrbestimmungen der Reiseländer investiert, um die Einhaltung des Artenschutzabkommens zu garantieren, das seit 2014 auch im Transport von Musikinstrumenten strikt umgesetzt werden muss. Bei Planungsfehlern oder Versäumnissen bei der Beantragung von Sondergenehmigungen zur Einfuhr droht die Beschlagnahmung von Instrumenten.
Besonders in Erinnerung geblieben ist Klammer dabei der Auftritt des Gewandhausorchesters anlässlich des 85. Geburtstags des Papstes 2012 im Vatikan. „Versuchen Sie mal, die Zollgesetze des Vatikans irgendwo aufzutreiben. Die gibt es nicht!“ Doch auch hier gelten für Klammer und sein Team dieselben Vorschriften, so dass er in einem solchen Fall vorab zwangsweise eine Inforeise zum Konzertort tätigt, um die Gegebenheiten vor Ort zu prüfen.
Totale Überwachung
Beim Transport selbst wird nichts dem Zufall überlassen. Handelt es sich um eine nationale Tour, wird das gesamte Hab und Gut des Orchesters in einen LKW geladen, der mittels eines DHL Smart Sensors während des gesamten Transports überwacht wird. „Der Sensor liefert uns via Livetracking Daten zu Temperatur, Luftfeuchtigkeit, Lichteinwirkung und Erschütterungen, so dass im Notfall ein sofortiges Eingreifen möglich ist“, beschreibt Klammer. Das zusätzliche Prüfen von Wetterdaten, Verkehrsmeldungen und Nachrichten gehört ebenfalls zum täglichen Geschäft, um eine pünktliche Lieferung der Instrumente unter allen Umständen zu gewährleisten.
Am Reiseziel angekommen, ist dann ein Dutzend Personen mit der Abladung des LKW beschäftigt. Nach dem Konzert gilt es, den Ort schnellstmöglich wieder zu verlassen, da das Orchester meist am nächsten Tag in einer anderen Stadt gebucht ist. „Der Verladevorgang dauert zwischen einer und anderthalb Stunden“, berichtet Klammer, der den Musikern die Verfügbarkeit ihrer Instrumente auf besonderen Wunsch auch vor den Konzerten im Hotel ermöglicht. „Das ist immer eine Just-in-time-Geschichte. Den Musikern muss zu Übungszwecken die Bereitstellung ihrer Instrumente jederzeit gewährleistet werden, vor allem dann, wenn das Orchester auf Tour einen Tag frei hat.“
Immer eine Alternative parat
Doch nicht immer liegt das Gelingen eines Transports in Klammers Händen. Politische Umstände oder Unglücke beeinflussen die Verhältnisse weltweit, so dass sich beispielsweise die Verfügbarkeiten von Cargo-Flügen kurzfristig ändern kann. Das passierte beispielsweise, als das Gewandhausorchester kurz nach der Reaktorkatastrophe in Fukushima auf Asientour gehen sollte und alle Flüge gestrichen wurden. Doch auch hier stand das Orchester mithilfe mehrerer von der DHL zur Verfügung gestellter Charterflugzeuge wie geplant auf der Bühne in Tokio. Ein schnelles Eingreifen und das Entwickeln von Alternativplänen – notfalls in Echtzeit – gehören für Gregor Klammer und sein Team von DHL Trade Fairs & Events zum täglichen Geschäft. Und wenn mal gerade kein Transport ansteht, liegt auch schon wieder die Planung für die nächsten Jahre auf dem Schreibtisch. Schließlich sollen Notenpulte, Stühle, Lampen und Instrumente auch in drei Jahren wieder pünktlich auf der Bühne stehen.
Aufmacherbild: Simon Hofmann/Getty Images
